Politique de confidentialité

Projet soumis au conseil d’administration pour adoption. Ce texte ne constitue pas un avis juridique.

Draft submitted to the board of directors for adoption. This text is not legal advice.

Le Syndicat de copropriétaires Curtiss Alpha (le « syndicat ») tient ce site pour les copropriétaires et les résidents de l’immeuble. Cette politique explique quels renseignements personnels le site recueille, pourquoi, qui peut les voir, combien de temps ils sont conservés et quels sont vos droits, selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Elle vise ce site seulement : le portail Upperbee et le gestionnaire de l’immeuble ont leurs propres politiques.

En bref

Le site ne conserve ni votre nom, ni votre adresse courriel sous forme lisible, ni mot de passe.
Il sert seulement à vous connecter, à vous montrer l’information de l’immeuble et de votre unité, à tenir des sondages et à vous permettre d’écrire aux administrateurs.
Aucune publicité, aucun suivi, aucun témoin d’analyse. Seules des statistiques d’utilisation sont consultées : celles de l’hébergeur, et des totaux par jour du nombre de copropriétaires et de locataires qui consultent chaque page, sans jamais servir à identifier qui que ce soit. Rien n’est vendu ni communiqué à des fins commerciales.
Pour obtenir une copie de vos données ou pour toute autre demande, écrivez-nous : nous répondons dans les 30 jours.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Basil Chan, responsable de la protection des renseignements personnels du SDC Curtiss Alpha
Courriel : basil.chan@sdccurtissalpha.ca
Par la poste : SDC Curtiss Alpha, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels, 2335, rue des Équinoxes, Saint-Laurent (Québec) H4R 0R6

Les renseignements que le site recueille, et pourquoi

Votre numéro d’unité et votre adresse courriel, pour la connexion. Ils servent à vérifier que vous êtes inscrit sur la liste du syndicat et à vous envoyer un courriel de connexion, qui contient un lien et un code à 6 chiffres. Le code sert à vous connecter sur un autre appareil que celui où vous lisez le courriel; il expire en même temps que le lien (15 minutes), ne sert qu’une fois, et le site n’en garde qu’une empreinte. Le site ne conserve pas votre adresse : il garde seulement une empreinte codée (un hachage à clé) de votre numéro d’unité et de votre adresse, qui ne permet pas de retrouver l’adresse. L’adresse que vous tapez dans le formulaire sert sur le moment à calculer cette empreinte et à envoyer le lien, puis elle est oubliée : elle n’est jamais écrite dans la base de données ni dans les journaux du site. Le site garde aussi une empreinte de votre adresse seule, qui sert à la retrouver sur la liste (par exemple pour le formulaire de contact).
Votre unité, votre rôle et votre langue. Avec l’empreinte, le site conserve votre numéro d’unité, votre rôle (copropriétaire, locataire ou administrateur) et votre langue préférée, pour vous montrer les bonnes pages, dans votre langue. Pour un locataire, il garde aussi la date de fin du bail, après laquelle la connexion cesse de fonctionner.
La quote-part de chaque unité. Elle vient de la déclaration de copropriété. Elle sert à calculer, sur les pages Fonds et Dépenses, la cotisation au fonds de prévoyance et la part des dépenses de chaque unité. Ces montants sont calculés à l’affichage et ne sont pas conservés.
Votre session et vos liens de connexion. Pour vous garder connecté, le site garde une empreinte de votre session et de chaque lien et code de connexion, avec leurs dates de création et d’expiration.
Les compteurs de tentatives. Pour bloquer les abus, le site compte les demandes par heure, par adresse IP et par personne. Il ne garde qu’une empreinte codée de l’adresse IP et de la personne, et efface les compteurs après environ un jour.
La liste d’envoi. Pour que le syndicat puisse envoyer des avis par courriel, l’adresse de chaque personne de la liste est conservée verrouillée (chiffrée). Seul un administrateur peut la déverrouiller, dans son propre navigateur, avec une phrase secrète que le site ne connaît pas. Le site garde aussi, s’il y a lieu, votre refus de recevoir les avis non essentiels.
Les sondages et les votes. Lorsque des sondages ou des votes sont offerts sur le site (aux copropriétaires et, pour les sondages non officiels qui leur sont ouverts, aux locataires), il conserve vos réponses, un relevé de participation qui empêche de répondre deux fois et un identifiant anonyme tiré au hasard. Cet identifiant s’affiche comme un mot, un nom d’animal, d’oiseau ou d’aliment (par exemple « Hérisson »); dans la base de données, il est enregistré comme un numéro de 1 à 100 qui correspond à ce mot. Pour un vote officiel, les bulletins sont montrés aux autres résidents seulement par cet identifiant, sans unité ni nom; pour un sondage non officiel, seuls les résultats d’ensemble sont publiés, sans identifiant. Le lien entre votre identifiant et votre unité (ou votre identité de connexion) est chiffré : il vous permet de revoir votre propre vote et permet aux administrateurs d’assurer l’intégrité du scrutin. Les votes officiels sont réservés aux copropriétaires. Un locataire ne voit que les sondages non officiels ouverts aux locataires, sans les questions réservées aux copropriétaires; la réponse des locataires d’une unité est gardée à part de celle de ses copropriétaires, et lorsque les deux répondent, chacune compte pour une demi-voix. Ce calcul se fait à l’affichage des résultats : rien qui relie une unité à un bulletin n’est enregistré pour cela.
Le formulaire « Écrire aux administrateurs ». Votre nom, votre adresse courriel, l’objet et votre message sont envoyés par courriel à la boîte des administrateurs, avec votre unité si vous êtes connecté. Le site ne les conserve pas. Votre adresse doit être sur la liste des copropriétaires (vérifiée par son empreinte); le formulaire donne la même réponse dans tous les cas, pour ne pas révéler qui est copropriétaire.
Les administrateurs et les comptes invités. Un compte invité est un accès en lecture seule que les administrateurs remettent seulement à l’entreprise de gestion de la copropriété ou à une personne liée à l’immeuble, par exemple pour vérifier une information. Pour chaque administrateur et chaque compte invité, le site garde une empreinte de l’adresse, une version partiellement masquée (par exemple b•••@exemple.com), la date et l’unité de l’administrateur qui l’a ajouté.
Les traces des opérations des administrateurs. Pour chaque mise à jour de la liste, le site garde les changements approuvés (unité, rôle, empreintes, langue, fin du bail, quote-part) et l’unité de l’administrateur. Il garde aussi la date, l’unité de l’administrateur et les nombres de lignes de chaque copie de sauvegarde, et, pour chaque envoi de courriels, le nombre envoyé et les échecs par unité, jamais par adresse.
Les statistiques d’utilisation des pages. Pour savoir si le site est utile, il compte, pour chaque jour, combien de copropriétaires et combien de locataires connectés ont consulté chaque page (accueil et annonces, règlements, fonds de prévoyance, dépenses, FAQ, contact, sondages, piscine). Une personne compte au plus une fois par jour et par page. Seuls ces nombres sont conservés, par jour, page et rôle : rien ne dit qui a consulté quoi. Pour ne pas compter deux fois la même personne dans la journée, le site garde jusqu’au lendemain une empreinte codée (hachage à clé) qui change chaque jour et pour chaque page, puis l’efface. Les visiteurs non connectés et les comptes invités ne sont pas comptés. Seuls les administrateurs voient ces statistiques.
Les journaux techniques de l’hébergeur. Le site est installé sur un hébergement Web cPanel de HostGator. Comme pour tout site Web, le serveur de l’hébergeur enregistre automatiquement, pour chaque visite, l’adresse IP et les en-têtes de la requête (date et heure, page demandée, page de provenance, type de navigateur). Ces journaux font partie du service d’hébergement : le syndicat ne s’en sert pas pour identifier les visiteurs et ne les relie à aucune unité ni à aucun compte. Il s’en sert seulement pour les statistiques d’utilisation du site (AWStats).

Le site ne recueille pas votre nom, votre numéro de téléphone, vos renseignements bancaires (les paiements se font par Upperbee) ni votre localisation, et il ne fait aucun profilage. Vos recherches dans les règlements se font dans votre navigateur : vos questions ne sont pas envoyées au site.

Comment les renseignements sont recueillis

À partir des listes du syndicat, en n’envoyant au site que le strict minimum. Un administrateur exporte du portail Upperbee la liste des copropriétaires et celle des occupants (locataires), puis les dépose sur la page Administrateur. Les fichiers Upperbee contiennent beaucoup plus de renseignements (noms, téléphones, adresses postales, soldes, frais communs), mais ils sont lus dans le navigateur de l’administrateur, sur son ordinateur : seules cinq colonnes sont envoyées au site, soit le numéro d’unité, l’adresse courriel, la langue, la quote-part et la date de fin du bail. Tout le reste ne quitte jamais son ordinateur. À l’arrivée, le site transforme aussitôt chaque adresse en empreinte et en version verrouillée pour la liste d’envoi; il ne garde aucune adresse lisible. Un locataire n’est inscrit que pendant son bail.
Par vous, dans les formulaires du site : le formulaire de connexion, le formulaire « Écrire aux administrateurs » et, s’il y a lieu, les sondages.
Automatiquement, par votre navigateur, lorsque vous utilisez le site : l’adresse IP, les en-têtes de la requête et le témoin de session.

En vous connectant et en utilisant le site, vous consentez aux utilisations décrites ici. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir « Vos droits »). Le syndicat n’utilise pas ces renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

Qui peut voir vos renseignements

Vous voyez l’information de votre unité et, pour les sondages, votre propre bulletin. Les autres copropriétaires de votre unité voient la même information d’unité et, pour un sondage à une réponse par unité, le bulletin de l’unité.
Les locataires voient les règlements, les annonces destinées aux résidents et les sondages non officiels qui leur sont ouverts, mais aucune information sur les unités (quote-part, fonds, dépenses).
Les comptes invités, remis seulement à l’entreprise de gestion ou à une personne liée à l’immeuble, voient ce que voit un copropriétaire, avec une unité fictive (999) et une quote-part fictive de 1 %, sans pouvoir voter, répondre ni écrire. Ils ne voient aucun bulletin relié à une unité, et l’unité 999 n’entre dans aucun total ni aucune liste.
Les autres résidents voient les bulletins d’un vote officiel seulement par identifiant anonyme, sans unité ni nom, et jamais les commentaires.
Les administrateurs, c’est-à-dire les membres du conseil d’administration désignés pour gérer le site, voient la quote-part et les montants de toutes les unités (par numéro d’unité, sans nom), gèrent les sondages et en lisent les commentaires, peuvent déverrouiller la liste d’envoi pour envoyer des avis et les résultats officiels, mettent à jour les listes, font les copies de sauvegarde et reçoivent les messages du formulaire de contact. Ils voient les adresses des administrateurs et des comptes invités seulement partiellement masquées. Seuls les administrateurs, avec la base de données et la clé du serveur, peuvent savoir quelle unité ou quelle personne a déposé un bulletin, pour assurer l’intégrité du scrutin. Ils ne peuvent modifier aucun vote.
La personne chargée de l’exploitation technique du site a accès aux fichiers et à la base de données. Ceux-ci ne contiennent aucune adresse lisible : des empreintes, des numéros d’unité, des données verrouillées, les réponses aux sondages et le contenu rédigé par les administrateurs.
Nos fournisseurs (hébergement, envoi des courriels, traduction) traitent les renseignements seulement pour nous rendre leur service (voir plus bas).

Le syndicat ne vend aucun renseignement et ne le communique à personne d’autre, sauf si la loi l’exige ou le permet, par exemple sur ordonnance d’un tribunal.

Fournisseurs et communication à l’extérieur du Québec

Hébergement Web : HostGator (hébergement cPanel), dont les serveurs sont situés aux États-Unis. L’hébergeur conserve les fichiers, la base de données et les journaux techniques du site.
Envoi des courriels : le serveur de courriel de HostGator, aux États-Unis. Il reçoit votre adresse et le message (lien et code de connexion, résultats d’un vote officiel ou avis) pour vous le livrer, ainsi que les messages du formulaire de contact. Votre propre fournisseur de courriel (par exemple Gmail ou Outlook) reçoit ensuite le message et peut le conserver à l’extérieur du Québec.
Horodatage des résultats de sondage : FreeTSA (freetsa.org), un service situé à l’extérieur du Québec, reçoit seulement l’empreinte (SHA-256) du fichier PDF des résultats, qui ne permet d’identifier personne. Aucun renseignement personnel ne lui est transmis.
Traduction : DeepL (DeepL SE, Allemagne) reçoit le texte que les administrateurs lui demandent de traduire (annonces, sondages). Ce texte ne doit contenir aucun renseignement personnel, et aucun renseignement sur les résidents ne lui est transmis.
Upperbee : le site contient seulement des liens vers le portail Upperbee et ne lui transmet rien. Les listes des copropriétaires et des locataires du site proviennent d’exportations de ce portail.

Le site est donc hébergé à l’extérieur du Québec. Le syndicat a évalué si les renseignements y sont protégés adéquatement : la base de données ne contient aucune adresse courriel lisible, seulement des empreintes, des numéros d’unité, des données verrouillées que l’hébergeur ne peut pas lire, les réponses aux sondages et le contenu rédigé par les administrateurs. Les conditions de service de HostGator encadrent son rôle par écrit. Les renseignements conservés aux États-Unis peuvent toutefois être soumis aux lois de ce pays, qui permettent dans certains cas aux autorités d’y avoir accès. Avant de confier des renseignements à tout autre fournisseur à l’extérieur du Québec, le syndicat fera la même évaluation et conclura une entente écrite, comme l’exige la loi.

Témoins et stockage dans votre navigateur

Le site utilise seulement ce qui est nécessaire à son fonctionnement. Il n’a aucun témoin de publicité, de suivi ou d’analyse et ne charge aucun contenu d’autres sites Web.

Nom	À quoi il sert	Durée
`__Host-ca_session` (témoin)	Vous garder connecté. Le témoin est protégé : il n’est envoyé qu’au site, par connexion chiffrée, et les scripts de la page ne peuvent pas le lire.	30 jours, prolongés tant que vous utilisez le site, ou jusqu’à votre déconnexion
`lang` (stockage local)	Retenir la langue choisie.	Jusqu’à ce que vous effaciez les données du site dans votre navigateur
`terms-accepted` (stockage local)	Retenir la version des conditions d’utilisation que vous avez acceptée, pour ne pas vous la redemander.
`bylaws.meaning` (stockage local)	Retenir si la recherche par le sens est activée.
Cache du navigateur	Garder les fichiers du site et, si vous l’utilisez, le modèle de recherche par le sens (environ 60 Mo), pour aller plus vite.

Le stockage local reste dans votre navigateur et n’est pas transmis au site. Vous pouvez l’effacer en tout temps dans les réglages de votre navigateur; le site fonctionnera quand même, et vous redemandera simplement votre langue et votre accord aux conditions.

Combien de temps nous les conservons

Renseignement	Durée de conservation
Empreinte de connexion, unité, rôle et langue	Tant que vous êtes sur la liste du syndicat. Retirés à la mise à jour suivante de la liste, par exemple après la vente de votre unité, avec vos sessions et vos liens de connexion.
Date de fin du bail (locataires)	Tant que le locataire est sur la liste; la connexion cesse le lendemain de cette date, et le locataire est retiré à la mise à jour suivante.
Statut d’administrateur	Pendant le mandat; retiré dans les 30 jours après la fin du mandat, ou à la mise à jour de la liste si la personne n’y est plus.
Compte invité	Jusqu’à ce qu’un administrateur le supprime, avec ses sessions. Les comptes invités ne sont pas dans les copies de sauvegarde.
Adresse courriel tapée pour vous connecter	Jamais conservée.
Lien et code de connexion	Valides 15 minutes, puis effacés lors d’une connexion suivante sur le site, un jour après leur expiration.
Session	30 jours, prolongés tant que vous utilisez le site. Fermée dès votre déconnexion, puis effacée à la connexion suivante sur le site.
Compteurs de tentatives	Environ un jour, puis effacés.
Adresse verrouillée de la liste d’envoi	Remplacée à chaque mise à jour de la liste; retirée lorsque vous n’êtes plus sur la liste.
Refus des avis non essentiels	Tant que vous êtes sur la liste.
Sondages : relevés de participation, identifiants anonymes chiffrés, bulletins et commentaires	Conservés 90 jours après la clôture, pour que vous puissiez revoir votre vote et que les résultats puissent être vérifiés. Le PDF horodaté des résultats, qui présente les bulletins seulement par identifiant anonyme, est alors versé aux archives du syndicat, hors du site, puis un administrateur supprime le sondage du site avec ses bulletins, ses commentaires et ses relevés de participation : plus rien ne relie alors les identifiants aux unités.
Statistiques d’utilisation des pages	L’empreinte qui évite de compter deux fois une personne dans la journée est effacée le lendemain. Les totaux par jour, page et rôle, qui ne permettent d’identifier personne, sont gardés pour comparer l’utilisation d’une année à l’autre.
Journaux d’accès de l’hébergeur et statistiques d’utilisation (adresse IP, en-têtes de la requête)	Les journaux d’accès de notre compte d’hébergement sont effacés automatiquement chaque mois (2 mois au plus). L’historique des statistiques d’utilisation (AWStats), qui comprend des adresses IP, est effacé après 12 mois. HostGator peut aussi conserver ses propres journaux selon sa politique de confidentialité.
Messages du formulaire de contact	Pas sur le site. Dans la boîte courriel des administrateurs, 2 ans au plus.
Traces des mises à jour de la liste	Une mise à jour non appliquée est effacée après deux semaines. Les mises à jour appliquées sont gardées 2 ans; les adresses verrouillées qu’elles contiennent sont effacées dès qu’elles sont appliquées.
Copies de sauvegarde de la base de données	Faites par l’administrateur principal dans son navigateur, chiffrées avec un mot de passe que le site ne connaît pas, conservées hors du site 90 jours au plus, puis détruites. Après une restauration, ce qui a été effacé depuis la copie (sondage, administrateur, copropriétaire ou locataire) est effacé de nouveau; la liste de ces effacements est gardée 90 jours. La copie de sécurité faite sur le serveur avant une restauration est supprimée après 7 jours. HostGator peut aussi faire ses propres copies, qu’il remplace selon sa politique.
Vos demandes et plaintes, et nos réponses	2 ans après leur traitement, ou jusqu’à la fin d’un recours.

À la fin de ces durées, les renseignements sont détruits. Le site efface lui-même les liens, les sessions et les compteurs expirés.

Comment nous les protégeons

Aucune adresse courriel lisible dans la base de données : des empreintes à clé pour la connexion et des adresses verrouillées pour la liste d’envoi.
Aucun mot de passe : des liens à usage unique valides 15 minutes, avec un code à 6 chiffres qui cesse de fonctionner après 5 essais erronés, et la déconnexion de tous vos appareils en un clic.
Un site accessible seulement par connexion chiffrée (HTTPS imposé), un témoin de session protégé, le refus des demandes venant d’autres sites, des règles de sécurité strictes dans le navigateur et un nombre de tentatives limité.
Des copies de sauvegarde chiffrées avant de quitter le navigateur de l’administrateur.
Un accès selon le rôle : chacun voit seulement ce dont il a besoin, et les administrateurs s’engagent à la confidentialité.

Les conditions d’utilisation donnent plus de détails.

Vos droits

Accès : savoir si nous détenons des renseignements sur vous et en recevoir une copie.
Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque. Comme votre unité, votre adresse et votre langue viennent de la liste du syndicat, la correction se fait dans cette liste, puis sur le site à la mise à jour suivante.
Retrait du consentement : vous pouvez en tout temps cesser d’utiliser le site, vous déconnecter de tous vos appareils, refuser les avis non essentiels ou demander à être retiré de la connexion au site (vous ne pourrez alors plus vous connecter). Les avis que la loi ou la déclaration de copropriété exigent, comme les avis de convocation, continueront de vous être transmis selon les règles habituelles du syndicat.
Suppression : faire effacer les renseignements qui ne sont plus nécessaires ou qui auraient été recueillis contrairement à la loi.
Portabilité : recevoir vos renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé. Sur demande par courriel au responsable, nous vous transmettons un document PDF de tout ce que le site conserve sur votre unité et votre identité.
Information : savoir quels renseignements sont recueillis, qui y a accès au sein du syndicat, combien de temps ils sont conservés et comment joindre le responsable. Cette politique répond à ces questions; écrivez-nous si vous en avez d’autres.
Plainte : vous plaindre auprès du responsable et, au besoin, auprès de la Commission d’accès à l’information.

Comment faire une demande ou une plainte

Écrivez au responsable à basil.chan@sdccurtissalpha.ca, ou par la poste à l’adresse ci-dessus. Indiquez votre numéro d’unité et ce que vous demandez.
Écrivez de préférence à partir de l’adresse courriel inscrite auprès du syndicat, pour que nous puissions vérifier que la demande vient bien de vous. Sinon, nous pourrions vous demander de confirmer votre identité.
Le traitement est gratuit. Nous vous répondons par écrit au plus tard 30 jours après avoir reçu la demande.
Si nous refusons, en tout ou en partie, nous vous expliquons pourquoi et vous indiquons vos recours.

Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec : cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741. Une demande d’examen de mésentente (refus d’accès ou de rectification, ou absence de réponse dans les 30 jours) doit être présentée à la Commission dans les 30 jours qui suivent le refus ou la fin du délai de réponse.

Incidents de confidentialité

Si un renseignement personnel est consulté, utilisé, communiqué ou perdu sans autorisation, nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Tous les incidents sont inscrits dans un registre.

Modifications

Lorsque cette politique change, nous mettons à jour la date en haut de la page et, pour un changement important, nous vous en avisons à votre prochaine visite une fois connecté.

Règles de gouvernance

Ces règles encadrent la façon dont le syndicat protège les renseignements personnels traités par ce site, de leur collecte à leur destruction, comme le prévoit l’article 3.2 de la loi. Elles sont approuvées par le responsable de la protection des renseignements personnels ([date d’approbation à confirmer]).

Rôles et responsabilités

Conseil d’administration. Il exerce la plus haute autorité au sein du syndicat et veille au respect de la loi. Il a délégué par écrit la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels à Basil Chan, à compter du 13 octobre 2026, date de l’élection du conseil, et lui donne les moyens de l’exercer.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Basil Chan (basil.chan@sdccurtissalpha.ca). Le responsable approuve ces règles et la politique de confidentialité; répond aux demandes d’accès, de rectification, de retrait du consentement et de portabilité; traite les plaintes; dirige la réponse aux incidents de confidentialité et tient leur registre; réalise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée; informe les administrateurs de leurs obligations.
Administrateurs du site. Ce sont les membres du conseil que le conseil désigne pour gérer le site. Ils utilisent les renseignements seulement pour leurs fonctions et ne consultent que ce dont ils ont besoin. Ils gardent secrète la phrase de la liste d’envoi, ne font pas de copies inutiles et signalent sans délai tout incident au responsable. À la fin de leur mandat, leur accès est retiré dans les 30 jours et ils détruisent leurs copies.
Exploitation technique. La personne chargée de l’hébergement du site, pour l’instant Basil Chan, protège la clé du serveur et les accès à l’hébergement, applique les mises à jour, fait les copies de sauvegarde et s’assure que l’effacement automatique des données expirées fonctionne. Une procédure écrite permet à une autre personne désignée par le conseil de prendre le relais.
Fournisseurs (hébergement, envoi des courriels, traduction, horodatage). Ils traitent les renseignements seulement pour fournir leur service, selon une entente qui en protège la confidentialité.
Gestionnaire de l’immeuble et Upperbee. Ils tiennent la liste des copropriétaires et des locataires dans leur propre système, selon leurs propres politiques. Le syndicat met à jour la liste du site à partir de cette liste.

Collecte, utilisation et communication

Nous déterminons à quoi servira un renseignement avant de le recueillir, et nous ne recueillons que ce qui est nécessaire. Par exemple, le site ne reçoit que cinq colonnes des listes d’Upperbee (unité, courriel, langue, quote-part, fin du bail).
Nous utilisons les renseignements seulement aux fins annoncées dans la politique de confidentialité. Toute nouvelle fin demande votre consentement, sauf si la loi le permet.
Nous communiquons des renseignements seulement à nos fournisseurs, pour leur service, ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Avant toute communication à l’extérieur du Québec, nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et concluons une entente écrite.
Par défaut, le site offre le plus haut niveau de confidentialité : aucun suivi et aucun témoin non essentiel.

Conservation et destruction

Chaque type de renseignement a une durée de conservation, présentée dans la politique de confidentialité et détaillée dans notre calendrier de conservation.
Le site efface lui-même les liens de connexion, les sessions et les compteurs de tentatives expirés, ainsi que, chaque jour, les empreintes de la veille qui servent aux statistiques d’utilisation des pages (seuls les totaux sont gardés).
La liste du site est mise à jour après chaque changement de propriétaire signalé au syndicat, et au moins tous les trois mois. Les personnes qui ne sont plus sur la liste sont alors retirées, avec leurs sessions, leurs liens de connexion et leurs entrées de la liste d’envoi.
L’exportation de la liste des copropriétaires qui sert à cette mise à jour reste sur un ordinateur protégé de l’administrateur qui la fait; les anciennes copies sont détruites à chaque mise à jour.
90 jours après la clôture d’un sondage, le PDF horodaté des résultats est versé aux archives du syndicat, hors du site, puis un administrateur supprime le sondage du site avec ses bulletins, ses commentaires et ses relevés de participation, qui relient les identifiants anonymes aux unités.
Les journaux d’accès, qui servent seulement aux statistiques d’utilisation du site, sont effacés chaque mois du compte d’hébergement, et l’historique des statistiques après 12 mois. Les copies de sauvegarde de la base de données sont chiffrées, gardées hors du site 90 jours au plus, puis détruites; après une restauration, les effacements faits depuis la copie sont refaits.
À la fin de la durée de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire (effacement de la base de données et des fichiers, y compris des copies), ou rendus anonymes selon les conditions prévues par la loi.

Sécurité

Le site ne conserve aucune adresse courriel lisible ni aucun mot de passe. Il utilise des empreintes à clé, une liste d’envoi chiffrée que seul un administrateur peut lire, des liens de connexion à usage unique, des règles de sécurité strictes dans le navigateur, un nombre de tentatives limité et un accès selon le rôle. La clé du serveur et les accès à l’hébergement sont réservés aux personnes qui en ont besoin.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Avant tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services qui touche des renseignements personnels, par exemple une nouvelle fonction du site, le responsable fait une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à la sensibilité des renseignements, à leurs fins, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Une évaluation est aussi faite avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec.

Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés d’un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.

Toute personne qui constate ou soupçonne un incident avise immédiatement le responsable.
Le responsable prend sans délai des mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter que l’incident se reproduise, par exemple mettre fin aux sessions, changer une clé ou retirer un accès.
Le responsable évalue le risque de préjudice sérieux, selon la sensibilité des renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Si le risque est sérieux, le responsable avise avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Le responsable peut aussi aviser toute personne en mesure de diminuer ce risque.
Chaque incident, même sans risque sérieux, est inscrit au registre des incidents, qui est conservé au moins 5 ans.

Plaintes

Adressez votre plainte au responsable, par courriel à basil.chan@sdccurtissalpha.ca ou par la poste (SDC Curtiss Alpha, 2335, rue des Équinoxes, Saint-Laurent (Québec) H4R 0R6), en décrivant la situation.
Nous en accusons réception dans les 5 jours ouvrables.
Le responsable examine la plainte et vous répond par écrit au plus tard 30 jours après l’avoir reçue, avec les mesures prises s’il y a lieu.
Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information : cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.

Sensibilisation et révision

Chaque administrateur prend connaissance de ces règles et de la politique de confidentialité au début de son mandat. Le responsable revoit ces règles chaque année, ainsi qu’après tout incident ou tout changement important au site.

The Syndicat de copropriétaires Curtiss Alpha (the “syndicate”) runs this site for the building’s co-owners and residents. This policy explains what personal information the site collects, why, who can see it, how long it is kept and what your rights are, under Quebec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector. It covers this site only: the Upperbee portal and the property manager have their own policies.

In short

The site keeps no names, no readable email addresses and no passwords.
It is used only to sign you in, show you information about the building and your unit, hold surveys and let you write to the administrators.
No advertising, no tracking, no analytics cookies. Only usage statistics are looked at: the host’s, and daily totals of how many co-owners and tenants view each page, never to identify anyone. Nothing is sold or shared for commercial purposes.
For a copy of your data or any other request, write to us: we answer within 30 days.

Person in charge of the protection of personal information

Basil Chan, person in charge of the protection of personal information (privacy officer), SDC Curtiss Alpha
Email: basil.chan@sdccurtissalpha.ca
By mail: SDC Curtiss Alpha, attention: person in charge of the protection of personal information, 2335 rue des Équinoxes, Saint-Laurent, Quebec H4R 0R6

What the site collects, and why

Your unit number and email address, to sign you in. They are used to check that you are on the syndicate’s list and to send you a sign-in email, with a link and a 6-digit code. The code lets you sign in on a device other than the one where you read the email; it expires with the link (15 minutes), works only once, and the site keeps only a fingerprint of it. The site does not keep your address: it keeps only a coded fingerprint (a keyed hash) of your unit number and address, which cannot be turned back into the address. The address you type in the form is used at that moment to compute the fingerprint and send the link, then forgotten: it is never written to the database or to the site’s logs. The site also keeps a fingerprint of your address alone, used to find it on the list (for example for the contact form).
Your unit, role and language. With the fingerprint, the site keeps your unit number, your role (co-owner, tenant or administrator) and your preferred language, to show you the right pages in your language. For a tenant, it also keeps the lease end date, after which sign-in stops working.
Each unit’s share (quote-part). It comes from the declaration of co-ownership. On the Fund and Spending pages, it is used to work out each unit’s contingency fund contribution and part of the expenses. These amounts are calculated when shown and are not stored.
Your session and sign-in links. To keep you signed in, the site keeps a fingerprint of your session and of each sign-in link and code, with when they were created and when they expire.
Attempt counters. To block abuse, the site counts requests per hour, per IP address and per person. It keeps only a coded fingerprint of the IP address and the person, and deletes the counters after about a day.
The mailing list. So that the syndicate can send notices by email, the address of each person on the list is stored locked (encrypted). Only an administrator can unlock it, in their own browser, with a passphrase the site does not know. Where applicable, the site also keeps your choice not to receive non-essential notices.
Surveys and votes. When surveys or votes are offered on the site (to co-owners and, for unofficial surveys open to them, to tenants), it keeps your answers, a participation record that prevents answering twice, and an anonymous ID drawn at random. The ID is shown as a word, the name of an animal, a bird or a food (for example “Hedgehog”); in the database it is stored as a number from 1 to 100 that matches the word. In an official vote, other residents see ballots only by this ID, with no unit or name; in an unofficial survey, only the overall results are published, with no ID. The link between your ID and your unit (or your sign-in identity) is encrypted: it lets you see your own vote again and lets administrators ensure the integrity of the vote. Official votes are for co-owners only. A tenant sees only unofficial surveys open to tenants, without the questions reserved for co-owners; a unit’s tenants answer apart from its co-owners, and when both answer, each answer counts for half a voice. This is worked out when the results are shown: nothing linking a unit to a ballot is stored for it.
The “Write to the administrators” form. Your name, email address, subject and message are emailed to the administrators’ mailbox, with your unit if you are signed in. The site does not keep them. Your address must be on the list of co-owners (checked by its fingerprint); the form gives the same answer either way, so it never reveals who is a co-owner.
Administrators and guest accounts. A guest account is read-only access that administrators give only to the condominium management company or to a person associated with the building, for example to check information. For each administrator and each guest account, the site keeps a fingerprint of the address, a partly hidden version (for example b•••@example.com), the date and the unit of the administrator who added it.
Records of administrators’ work. For each list update, the site keeps the approved changes (unit, role, fingerprints, language, lease end, share) and the administrator’s unit. It also keeps the date, the administrator’s unit and the row counts of each backup, and, for each email send, the number sent and failures by unit, never by address.
Page usage statistics. To know whether the site is useful, it counts, for each day, how many signed-in co-owners and how many tenants viewed each page (home and announcements, bylaws, contingency fund, spending, FAQ, contact, surveys, pool). A person counts at most once a day per page. Only these numbers are kept, by day, page and role: nothing says who viewed what. So as not to count the same person twice in a day, the site keeps until the next day a coded fingerprint (keyed hash) that changes every day and for every page, then deletes it. Visitors who are not signed in and guest accounts are not counted. Only administrators see these statistics.
The web host’s technical logs. The site runs on HostGator cPanel web hosting. As with any website, the host’s server automatically records, for each visit, the IP address and the request headers (date and time, page requested, referring page, type of browser). These logs are part of the hosting service: the syndicate does not use them to identify visitors and does not link them to any unit or account. It uses them only for the site’s usage statistics (AWStats).

The site does not collect your name, telephone number, banking information (payments go through Upperbee) or location, and does no profiling. Your bylaw searches run in your browser: your questions are not sent to the site.

How the information is collected

From the syndicate’s lists, sending the site only the bare minimum. An administrator exports the list of co-owners and the list of occupants (tenants) from the Upperbee portal and drops them on the Administrator page. The Upperbee files hold much more (names, telephone numbers, postal addresses, balances, common charges), but they are read in the administrator’s browser, on their computer: only five columns are sent to the site, namely the unit number, email address, language, share and lease end date. Everything else never leaves their computer. On arrival, the site at once turns each address into a fingerprint and a locked copy for the mailing list; it keeps no readable address. A tenant is listed only while their lease runs.
From you, in the site’s forms: the sign-in form, the “Write to the administrators” form and, where applicable, surveys.
Automatically, by your browser, when you use the site: the IP address, the request headers and the session cookie.

By signing in and using the site, you consent to the uses described here. You can withdraw your consent at any time (see “Your rights”). The syndicate does not use this information for any other purpose without your consent, unless the law allows it.

Who can see your information

You see your unit’s information and, for surveys, your own ballot. Other co-owners of your unit see the same unit information and, for a one-answer-per-unit survey, the unit’s ballot.
Tenants see the bylaws, announcements meant for residents and unofficial surveys open to them, but no information about units (share, fund, spending).
Guest accounts, given only to the management company or a person associated with the building, see what a co-owner sees, with a fictitious unit (999) and a fictitious 1% share, and cannot vote, answer or write. They see no ballot linked to a unit, and unit 999 is left out of every total and list.
Other residents see an official vote’s ballots only by anonymous ID, with no unit or name, and never the comments.
Administrators, that is, the board members designated to manage the site, see every unit’s share and amounts (by unit number, with no names), manage surveys and read their comments, can unlock the mailing list to send notices and official results, update the lists, make the backups and receive the contact form’s messages. They see the addresses of administrators and guest accounts only partly hidden. Only administrators, with the database and the server’s key, can tell which unit or person cast a ballot, to ensure the integrity of the vote. They cannot change any vote.
The person who runs the site technically has access to the files and database. They hold no readable address: fingerprints, unit numbers, locked data, survey answers and the content administrators write.
Our service providers (hosting, email delivery, translation) handle the information only to provide their service to us (see below).

The syndicate sells no information and shares it with no one else, unless the law requires or allows it, for example under a court order.

Service providers and communication outside Québec

Web hosting: HostGator (cPanel hosting), whose servers are in the United States. The host stores the site’s files, database and technical logs.
Email delivery: HostGator’s mail server, in the United States. It receives your address and the message (sign-in link and code, official vote results or a notice) to deliver it, as well as the contact form’s messages. Your own email provider (for example Gmail or Outlook) then receives the message and may store it outside Québec.
Timestamping of survey results: FreeTSA (freetsa.org), a service located outside Québec, receives only the fingerprint (SHA-256) of the results PDF, which identifies no one. No personal information is sent to it.
Translation: DeepL (DeepL SE, Germany) receives the text administrators ask it to translate (announcements, surveys). That text must contain no personal information, and no information about residents is sent to it.
Upperbee: the site only links to the Upperbee portal and sends it nothing. The site’s lists of co-owners and tenants come from exports from that portal.

The site is therefore hosted outside Québec. The syndicate has assessed whether the information is adequately protected there: the database holds no readable email addresses, only fingerprints, unit numbers, locked data the host cannot read, survey answers and the content administrators write. HostGator’s terms of service set out its role in writing. Information stored in the United States may, however, be subject to the laws of that country, which in some cases let authorities access it. Before entrusting information to any other provider outside Québec, the syndicate will make the same assessment and sign a written agreement, as the law requires.

Cookies and storage in your browser

The site uses only what it needs to work. It has no advertising, tracking or analytics cookies and loads no content from other websites.

Name	What it is for	How long
`__Host-ca_session` (cookie)	Keeps you signed in. The cookie is protected: it is sent only to the site, over an encrypted connection, and the page’s scripts cannot read it.	30 days, extended while you use the site, or until you sign out
`lang` (local storage)	Remembers the language you chose.	Until you clear the site’s data in your browser
`terms-accepted` (local storage)	Remembers which version of the terms of use you accepted, so you are not asked again.
`bylaws.meaning` (local storage)	Remembers whether meaning-based search is on.
Browser cache	Keeps the site’s files and, if you use it, the meaning-search model (about 60 MB), so pages load faster.

Local storage stays in your browser and is not sent to the site. You can clear it at any time in your browser’s settings; the site still works and simply asks for your language and your agreement to the terms again.

How long we keep it

Information	How long it is kept
Sign-in fingerprint, unit, role and language	As long as you are on the syndicate’s list. Removed at the next list update, for example after your unit is sold, along with your sessions and sign-in links.
Lease end date (tenants)	While the tenant is on the list; sign-in stops the day after that date, and the tenant is removed at the next update.
Administrator status	During the term of office; removed within 30 days after it ends, or at a list update if the person is no longer on it.
Guest account	Until an administrator deletes it, with its sessions. Guest accounts are not in backups.
Email address typed to sign in	Never kept.
Sign-in link and code	Valid for 15 minutes, then deleted during a later sign-in on the site, a day after they expire.
Session	30 days, extended while you use the site. Ended as soon as you sign out, then deleted at the next sign-in on the site.
Attempt counters	About a day, then deleted.
Locked mailing-list address	Replaced at each list update; removed when you are no longer on the list.
Choice not to receive non-essential notices	As long as you are on the list.
Surveys: participation records, encrypted anonymous IDs, ballots and comments	Kept for 90 days after the survey closes, so you can see your vote again and the results can be checked. The timestamped results PDF, which shows ballots by anonymous ID only, then goes to the syndicate’s records, off the site, and an administrator deletes the survey from the site with its ballots, comments and participation records: nothing links the IDs to units any more.
Page usage statistics	The fingerprint that avoids counting a person twice in a day is deleted the next day. The totals by day, page and role, which identify no one, are kept to compare use from year to year.
Host’s access logs and usage statistics (IP address, request headers)	The access logs in our hosting account are deleted automatically every month (2 months at most). The usage statistics history (AWStats), which includes IP addresses, is deleted after 12 months. HostGator may also keep its own logs under its privacy policy.
Contact form messages	Not on the site. In the administrators’ mailbox, 2 years at most.
Records of list updates	An update that is not applied is deleted after two weeks. Applied updates are kept for 2 years; the locked addresses in them are deleted as soon as they are applied.
Database backups	Made by the master administrator in their browser, encrypted with a password the site does not know, kept off the site for 90 days at most, then destroyed. After a restore, what was deleted since the backup (a survey, an administrator, a co-owner or tenant) is deleted again; the list of those deletions is kept 90 days. The safety copy made on the server before a restore is deleted after 7 days. HostGator may also make its own copies, which it replaces under its own policy.
Your requests and complaints, and our answers	2 years after they are dealt with, or until any appeal is over.

At the end of these periods, the information is destroyed. The site itself deletes expired links, sessions and counters.

How we protect it

No readable email address in the database: keyed fingerprints for sign-in and locked addresses for the mailing list.
No passwords: single-use links valid for 15 minutes, with a 6-digit code that stops working after 5 wrong tries, and signing out of all your devices in one click.
A site reachable only over an encrypted connection (HTTPS enforced), a protected session cookie, requests from other sites refused, strict security rules in the browser and a limited number of attempts.
Backups encrypted before they leave the administrator’s browser.
Access by role: each person sees only what they need, and administrators commit to confidentiality.

The terms of use give more details.

Your rights

Access: to know whether we hold information about you and to receive a copy.
Correction: to have inaccurate, incomplete or ambiguous information corrected. Since your unit, address and language come from the syndicate’s list, the correction is made in that list, then on the site at the next update.
Withdrawal of consent: at any time, you can stop using the site, sign out of all your devices, refuse non-essential notices or ask to be removed from sign-in to the site (you will then no longer be able to sign in). Notices required by law or by the declaration of co-ownership, such as notices of meeting, will still reach you through the syndicate’s usual means.
Deletion: to have information deleted that is no longer needed or that was collected contrary to the law.
Portability: to receive your computerized information in a structured, commonly used format. On request by email to the person in charge, we send you a PDF of everything the site holds about your unit and your identity.
Information: to know what information is collected, who has access to it within the syndicate, how long it is kept and how to reach the person in charge. This policy answers those questions; write to us if you have others.
Complaint: to complain to the person in charge and, if needed, to the Commission d’accès à l’information.

How to make a request or a complaint

Write to the person in charge at basil.chan@sdccurtissalpha.ca, or by mail at the address above. Give your unit number and what you are asking for.
If you can, write from the email address the syndicate has on file, so we can check that the request comes from you. Otherwise, we may ask you to confirm your identity.
There is no charge. We answer in writing no later than 30 days after we receive the request.
If we refuse, in whole or in part, we explain why and tell you about your remedies.

If you are not satisfied, you can contact Quebec’s Commission d’accès à l’information: cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741. An application for the examination of a disagreement (refusal of access or correction, or no answer within 30 days) must be filed with the Commission within 30 days of the refusal or of the end of the time to answer.

Confidentiality incidents

If personal information is accessed, used, shared or lost without authorization, we act quickly to reduce the risk. If the incident presents a risk of serious injury, we promptly notify the Commission d’accès à l’information and the people concerned. Every incident is recorded in a register.

Changes

When this policy changes, we update the date at the top of the page and, for a significant change, let you know on your next visit when you are signed in.

Governance rules

These rules set out how the syndicate protects the personal information handled by this site, from collection to destruction, as section 3.2 of the Act requires. They are approved by the person in charge of the protection of personal information ([approval date to be confirmed]).

Roles and responsibilities

Board of directors. It has the highest authority within the syndicate and sees that the law is followed. It has delegated the function of person in charge of the protection of personal information in writing to Basil Chan, as of October 13, 2026, the date the board was elected, and gives that person the means to carry it out.
Person in charge of the protection of personal information: Basil Chan (basil.chan@sdccurtissalpha.ca). The person in charge approves these rules and the privacy policy; answers requests for access, correction, withdrawal of consent and portability; handles complaints; leads the response to confidentiality incidents and keeps their register; carries out privacy impact assessments; and makes sure administrators know their obligations.
Site administrators. These are the board members the board designates to manage the site. They use the information only for their duties and look only at what they need. They keep the mailing-list passphrase secret, make no needless copies and report any incident to the person in charge right away. When their term ends, their access is removed within 30 days and they destroy their copies.
Technical operation. The person who looks after the site’s hosting, for now Basil Chan, protects the server key and the hosting accounts, applies updates, makes the backups and makes sure expired data is deleted automatically. A written procedure lets another person designated by the board take over.
Service providers (hosting, email delivery, translation, timestamping). They handle the information only to provide their service, under an agreement that protects its confidentiality.
Property manager and Upperbee. They keep the list of co-owners and tenants in their own system, under their own policies. The syndicate updates the site’s list from it.

Collection, use and communication

We decide what information will be used for before collecting it, and collect only what is needed. For example, the site receives only five columns of the Upperbee lists (unit, email, language, share, lease end).
We use the information only for the purposes stated in the privacy policy. Any new purpose requires your consent, unless the law allows it.
We share information only with our service providers, for their service, or when the law requires or allows it. Before any communication outside Québec, we carry out a privacy impact assessment and sign a written agreement.
By default, the site offers the highest level of privacy: no tracking and no non-essential cookies.

Retention and destruction

Each kind of information has a retention period, shown in the privacy policy and detailed in our retention schedule.
The site itself deletes expired sign-in links, sessions and attempt counters, and, every day, the previous day’s fingerprints used for page usage statistics (only the totals are kept).
The site’s list is updated after each change of owner reported to the syndicate, and at least every three months. People no longer on the list are then removed, with their sessions, sign-in links and mailing-list entries.
The export of the list of co-owners used for that update stays on a protected computer of the administrator who makes it; older copies are destroyed at each update.
90 days after a survey closes, the timestamped results PDF goes to the syndicate’s records, off the site, and an administrator deletes the survey from the site with its ballots, comments and participation records, which link anonymous IDs to units.
Access logs, which serve only the site’s usage statistics, are deleted from the hosting account every month, and the statistics history after 12 months. Database backups are encrypted, kept off the site for 90 days at most, then destroyed; after a restore, deletions made since the backup are done again.
At the end of the retention period, information is destroyed securely (deleted from the database and files, copies included), or anonymized under the conditions the law sets.

Security

The site stores no readable email addresses and no passwords. It uses keyed fingerprints, an encrypted mailing list that only an administrator can read, single-use sign-in links, strict security rules in the browser, a limited number of attempts and access by role. The server key and hosting accounts are reserved for the people who need them.

Privacy impact assessments

Before any project to acquire, develop or overhaul an information system or electronic service delivery involving personal information, such as a new feature of the site, the person in charge carries out a privacy impact assessment, proportionate to the sensitivity of the information, its purposes, quantity, distribution and medium. The same is done before communicating information outside Québec.

Confidentiality incidents

A confidentiality incident is unauthorized access to, use or communication of personal information, its loss, or any other breach of its protection.

Anyone who notices or suspects an incident tells the person in charge immediately.
The person in charge promptly takes reasonable measures to reduce the risk of injury and prevent it from happening again, for example ending sessions, changing a key or removing an access.
The person in charge assesses the risk of serious injury, considering the sensitivity of the information, the anticipated consequences of its use and the likelihood that it will be used for harmful purposes.
If the risk is serious, the person in charge promptly notifies the Commission d’accès à l’information and the people concerned. The person in charge may also notify anyone who can reduce that risk.
Every incident, even without a serious risk, is recorded in the incident register, which is kept for at least 5 years.

Complaints

Send your complaint to the person in charge, by email to basil.chan@sdccurtissalpha.ca or by mail (SDC Curtiss Alpha, 2335 rue des Équinoxes, Saint-Laurent, Quebec H4R 0R6), describing the situation.
We acknowledge it within 5 business days.
The person in charge looks into it and answers in writing no later than 30 days after receiving it, with any measures taken.
If you are not satisfied, you can contact the Commission d’accès à l’information: cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.

Awareness and review

Each administrator reads these rules and the privacy policy at the start of their term. The person in charge reviews these rules every year, and after any incident or significant change to the site.